Właśnie mija tydzień, równo – co do godziny, od pierwszego uruchomienia mikrofonów, świateł i kamer. Tak, właśnie 28 listopada o 9:30 ruszył 6. Festiwal Inspiracji organizowany przez nas dla Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców. Dwa dni (i noce) ciężkiej pracy, nerwów, świetna atmosfera, a wcześniej prawie dwa miesiące przygotowań. Teraz mogę powiedzieć już: zrobiliśmy to i nie mamy się czego wstydzić. Jednak mogę też cofnąć się trochę i powiedzieć więcej o tym, jak organizować wydarzenie z dziedziny edutainment, które łączy w sobie miejsce, ludzi i multimedia.

Postaram się przedstawić wyzwania związane z całością organizacji, bo wydaje mi się, że może to być przydatne dla każdego, kto pierwszy raz w życiu organizuje konferencję, festiwal czy seminarium, albo myśli o zwiększeniu zasięgu dzięki udostępnieniu wydarzenia online. A robię to też dlatego, że wiele firm i organizacji podejmuje taki temat raz w roku, albo nawet rzadziej. To sprawia, że w ich zespołach nie ma osób dedykowanych do organizacji dużych wydarzeń, włączając w to nie tylko sprawy logistyki, ale również sprzedaż, marketing czy PR. Nie ma w tym nic nagannego – ciężko byłoby takie stanowisko utrzymać przy małym wolumenie imprez.

Jednocześnie nie wytworzył się na rynku skutecznie zawód zewnętrznego event managera z prawdziwego zdarzenia. Festiwal Inspiracji udał się, bo w porę połączyliśmy siły ze Stowarzyszeniem Profesjonalnych Mówców i Teatrem Palladium, gdzie wydarzenie się obyło. Jednak odwiedzając różne wydarzenia widzę, że nie zawsze tak bywa.

A poniżej Mówcy w pełnej krasie:

No więc jeśli organizujesz jakieś wydarzenie, to weź pod uwagę kilka moich rad:

Koprodukcja eventu

Zadanie dosyć ambitne i nietypowe, bo w naszym przypadku w proces decyzyjny zaangażowane było wiele osób. Festiwal był jednocześnie ukoronowaniem dziesięciu lat istnienia Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców, więc każdemu zależało, aby jubileusz się udał. Na tym etapie warto postawić nacisk na jak najszybsze i możliwe precyzyjne rozdzielenie zadań i kompetencji. Trochę zgodnie z zasadą: „Gdzie kucharek sześć…”. W tym wypadku ryzyko tego, że będziemy sobie wchodzili w drogę i powielali działania było co najmniej tak samo duże, jak to, że o czymś kolektywnie zapomnimy.

Musieliśmy jasno określić sposób dystrybucji biletów, politykę cenową, pule dla organizatorów. Na Festiwalu wystąpiło prawie 30 mówców, w większości ludzi rozpoznawalnych i cenionych w swojej branży. Synchronizacja tego procesu nie była łatwa.

Tak jak wspominałem, mając wielu producentów, łatwo jest zapomnieć o czymś oczywistym. Postawiliśmy ekrany diodowe, kamery, miksery, zrobiliśmy próby z dźwiękowcami i oświetleniowcami, a dosłownie na kilka godzin przed imprezą pojawił się klasyczny problem: z czego będziemy puszczali prezentacje. Znasz to? Ogarniasz sprzęt warty setki tysięcy złotych, a potykasz się o nocne poszukiwania laptopa. Oczywiście to nie problem i chciałbym mieć w pracy tylko takie wyzwania, ale trzeba w porę nad tym zapanować.

Odpowiednie miejsce

Maciej Wilk, dyrektor Palladium osobiście zapowiada Wieczór z Mentoring Theater

Są obiekty, które po prostu pasują do tematu i takie, które się nie nadają. Nie ma miejsc uniwersalnych, są za to miejsca modne i oblegane. Nie warto patrzeć tylko na trendy.

Mówcy wybrali Palladium i to nie pierwszy raz. Wcześniej były tam już organizowane inne wydarzenia Stowarzyszenia, m.in. mentoring theater w wykonaniu Roberta Kroola, Darisza Milczarka i Michała Bukowskiego. Bardzo duży udział w tym ma Maciej Wilk, niezwykle charyzmatyczny dyrektor Palladium, człowiek z niesamowitą zajawką, kto poznał – ten wie o czym mówię.

Bo odpowiednie miejsce, to nie tylko klimat, ale i ludzie. Zazwyczaj myślimy o wyposażeniu i wymiarach głównej sali, miejscach do parkowania czy zapleczu cateringowym. Zapominamy o tym, że na dzień (a raczej na noc) przed imprezą bardzo dużo zależy od sprawdzonej i doświadczonej ekipy. Jeśli obiekt takową dysponuje, a ludzie są odpowiednio nastawieni do pracy, to wszystko przebiega w miarę szybko i sprawnie. Instalowanie się „od zera” i praca z zupełnie nowymi, niesprawdzonymi ludźmi to koszmar każdego event managera.

Ważne jest też to, że operatorzy profesjonalnych miejsc eventowych są przyzwyczajeni do nocnych instalacji czy nietypowych próśb. Z mojego punktu widzenia to bardzo ważne. Przygotowanie całego setupu pod nagranie i transmisję to rzadko kiedy proces trwający mniej niż 4 godziny ciężkiej pracy. Dodatkowo praca ta jest uzależniona od całego procesu. Muszę położyć kable i podesty kamerowe zanim zostaną rozłożone krzesła. Później czekam na dźwiękowca, aby pobrać od niego źródło dźwięku. I tak dalej.

Bądź online

Takie mamy czasy, że żaden event nie obejdzie się bez internetu. Zazwyczaj traktujemy sieć jako miejsce promocji (strona internetowa, wydarzenie na Facebooku itd.). Coraz częściej też wydarzenie odbywa się równolegle w sieci w formie transmisji online. To nie jest żadna nowość, ale my staramy się zawsze pamiętać o specyfice widza online. Po

Po pierwsze: nie uczestniczy on w wydarzeniu tak samo intensywnie. Dlatego serwowanie mu kilkunastu godzin transmisji zasadniczo się nie sprawdza. Nasza transmisja była biletowana, więc postawiliśmy na sprawdzoną metodę i wszystkim widom online daliśmy dostęp do nagrań aż do końca roku. Nie miałeś czasu, aby śledzić wszystkie wystąpienia podczas Festiwalu? Nie ma problemu – obejrzysz później. W ten sposób widz online nie jest widzem drugiej kategorii. Dostaje coś więcej, niż widzowie na miejscu na Palladium, choć oczywiście sposób uczestniczenia znacząco się różni.

Postawiliśmy także dodatkowe studio festiwalowe, którego celem było nadawać najciekawsze kąski dla naszych fanów w mediach społecznościowych. Znowu stawianie ciężkiej diody, dodatkowy mikser, krata, światło – niby niepotrzebny dodatek, a moim zdaniem robi różnicę, bo łączy uczestników online i offline.

Będąc online musisz założyć obecność w wielu miejscach jednocześnie. To zawsze duże wyzwanie i niełatwo mu sprostać. My postawiliśmy na pomoc przez livechat dedykowany dla widzów online, ale – przyznać muszę to szczerze – nie zawsze byliśmy w stanie reagować tak szybko, jak byśmy chcieli. Na szczęście sama transmisja odbyła się bez przeszkód, więc i kanały komunikacji online nie przyjmowały zbyt wielu zgłoszeń. Niemniej jednak dobra lekcja – roboty jest zawsze dwa razy więcej, niż się na początku wydaje. Oczywiście zawsze można tryskać ludowymi mądrościami o tym, że powinno się do takiej roboty zatrudniać więcej osób i w ogóle, ale prawa jest taka, że każdy event powstaje w określonych warunkach biznesowych. Sky is the limit tylko w książkach i na plakatach motywujących.

Social marketing

Festiwal Inspiracji był wydarzeniem biletowanym, a my doszliśmy do etapu sprzedaży bardzo późno. Mieliśmy tylko 6 tygodni na to, żeby zapełnić Palladium. Brakowało nam za to sprawdzonej ekipy sprzedawców i to czego od początku unikaliśmy, to sadzanie przypadkowych handlowców na słuchawce, dlatego postawiliśmy w 100% na media społecznościowe. Była tylko jedna możliwość, zadziałanie według starej zasady: „trzeba dużo wsadzić, żeby i dużo wyciągnąć”.

Wojciech Scheffs, Ewa Wilmanowicz, Grzegorz Turniak, Agnieszka Maruda-Sperczak, Anna Szubert, Sebastian Kotow, Michał Zawadka, Piotr Bielicki i Jan Paweł Tomaszewski w naszym Studio Festiwalowym.

Po ominięciu wszelkich zboczonych skojarzeń, sedno tego stwierdzenia jest takie, że tylko odpowiednia inwestycja w marketing może się zwrócić. Pamiętaj: mieliśmy określony, ograniczony czas i sporo biletów do rozdystrybuowania. Nie było czasu na „strzelanie” drobnymi kwotami po fejsie i patrzenie, jak ludzie wchodzą na stronę.

Wchodzą, po czym wychodzą. No właśnie. Oprócz masy liczy się jeszcze odpowiednie ustawienie całego marketingu. Ma znaczenie doświadczenie osoby planującej kampanię, ale także próbowanie i działanie na różnych frontach. W końcu udało się „wstrzelić” w cel i każda złotówka wydana na marketing zwracała się z zyskiem. Jednak – jeszcze raz powtarzam – trzeba trochę wydać, żeby się przekonać jak to działa. Wrzucanie 100 zł na dzień na post sponsorowany jest wyrzucaniem pieniędzy, ponieważ akcja będzie tak mała, że nie uda się wyciągnąć z niej żadnych wniosków.

No i trzeba się też trochę narobić. Nie wystarczą graficzne kreacje, trzeba kombinować na konkursami, akcjami specjalnymi, wykorzystywać potencjał imprezy codziennie.

Event o czymś

A to w praktyce oznacza, że znacznie łatwiej jest zorganizować i sprzedać wydarzenie, które jest „rasowe”, niż kolejną edycję tej samej konferencji. Wydawać by się mogło, że z konferencjami tematycznymi jest prościej, bo mają wspólny mianownik, np. sprzedaż, marketing, turystyka, motoryzacja, HR itd. To nie takie proste, ponieważ oprócz tego mianownika nie mamy nic. Organizatorzy co roku zbierają nowych mówców, zgodnie z zasadą: kilku keynotes z zagranicy (choćby byli zupełnie anonimowi, to zagraniczne nazwisko zawsze przyciąga), ktoś rozpoznawalny z naszego rynku, kilka miejsce dla sponsorów (ładnie nazywanych partnerami), których wystąpienia w tym roku już na pewno będą merytoryczne, a nie produktowe, no i parunastu pozorantów do zapchania agendy… No i jak to ma się sprzedać?

Selfie w doborowym towarzystwie: Sebastian Kotow, Jacek Rozenek i Wojciech Herra (a także fragment Grzegorza Turniaka, bo każdy wie, że Grzegorz jest wszędzie ;-)).

My mieliśmy dużo lepszą sytuację, bowiem w naszym zespole znalazła się prawie czterdziestka wyjątkowych osobowości i każda z nich samodzielnie była w stanie wygenerować duże zainteresowanie Festiwalem. Są to ludzie sprawdzeni, profesjonalni, których można lubić lub nie (wiadomo, mówca motywacyjny = sekciarz ;-)), ale nie można im odmówić zawodowego podejścia do rzeczy. Festiwal był przede wszystkim spotkaniem z nimi i trzeba było zrozumieć już na początku, że to oni są tematem.

A drugiego dnia zapełniliśmy Hybrydy – na zdjęciu Piotr Chimko i jego publiczność.

Hashtag tegorocznej edycji to #MamyCośDoPowiedzenia – i w ten sposób staraliśmy się podejść do tematu. Oczywiście, wśród wystąpień bardzo dobrych, zdarzyły się też przeciętne, ale była ich zdecydowana mniejszość. Wszyscy bez wyjątku wiedzieli bowiem, że to ich święto i że stają przed publicznością ponieważ mają coś do powiedzenia, a nie dlatego, że tak się ułożył harmonogram konferencyjno-eventowy na tę jesień i akurat trzeba było wystąpić.

W ten sposób event o czymś stał się eventem z kimś. Doskonale zdaję sobie sprawę, że nie zawsze jest tak kolorowo. My mieliśmy tę przewagę, więc zdecydowaliśmy się na szalony plan współorganizowania Festiwalu w niespełna dwa miesiące. Jednak uważam, że to nie jest tylko kwestia tego, jakie karty daje nam los, ale odpowiedniego nimi grania. Zbyt często powiela się utarte schematy konferencyjne, a jednocześnie event managerowie pytają mnie jak tym roku zrobić coś nowego, świeżego.

Rozumiesz, organizują po raz piętnasty dokładnie taki sam event, bo ludzie się do tego przyzwyczaili, a jednocześnie starają się odeprzeć zarzuty tych samych ludzi, że co roku jest to samo. A każdy event to właśnie ludzie, również ci na scenie i to od nich powinno się zacząć. Jest taka stara mądrość, że jak nie wiesz gdzie iść to na pewno dojdziesz gdzie indziej. Jeśli więc skupiasz się na zorganizowaniu porządnej konferencji to musisz sobie uświadomić, że droga do celu jest kosztowna. Nie mam na myśli wydawania pieniędzy bez kontroli, ale świadomość faktu, że z gówna nie ulepisz sterowca.

Na koniec

Skoro już przy temacie ludzi jesteśmy. W branży eventowej co najmniej połowa człowieków nie ma kompetencji to tej roboty. Niektórym po prostu brak doświadczenia, co jeszcze jest do zaakceptowania, bo przecież kiedyś i gdzieś trzeba to doświadczenie zdobyć. Jednak spora część łączy w sobie totalny brak krytycznego myślenia pomieszany z silną potrzebą branżowego lansu. W tym projekcie trafiłem, bez wyjątku, na samych świetnych ludzi (może dlatego, że każdy, począwszy od Stowarzyszenia, poprzez Palladium, po nas włącznie) traktował tę imprezę jak własną. No ale zazwyczaj będziesz trafiał na całe tłumy ludzi głupszych od siebie, którzy parają się eventami i których niekompetencja jest w stanie wiele rzeczy popsuć. Będziesz im zadawał oczywiste pytania, które oni powinni zadać tobie i będziesz przerażony pustką w ich oczach. Będziesz się za nich martwił sprawami, które ciebie nie dotyczą, bo im one nie przyjdą nawet do głowy. Będziesz ratował skórę sobie i im w ostatniej chwili wiedząc, że nawet tego nie docenią. Tak więc najważniejsza sprawa: myśl! Myśl krytycznie i tęp głupotę. Grzecznie, ale stanowczo.

A za rok?

A za rok, to będziemy już mądrzejsi o pierwsze wspólne doświadczenia:

1. Zaczniemy wcześniej, bo mam wrażenie, że dotarlibyśmy głębiej, gdybyśmy mieli jeszcze choć tydzień. W zasadzie to jesteśmy gotowi już teraz.
2. Zrobimy naprawdę ekstra pakiet dla widzów online. W tym roku nam się to sprawdziło, ale trzeba podwyższyć poprzeczkę.
3. Nie będziemy sobie fundowali późnowieczornych przenosin z miejsca na miejsce. W tym roku byliśmy uzależnieni trochę od napiętego kalendarza Palladium, ale w przyszłym nie będzie tego problemu, bo datę już mamy 😉
4. Weźmiemy na siebie cały scenariusz techniczny. W tym roku zwyczajnie brakło na to czasu, ale Mówcy mają świetne pomysły i trzeba to wykorzystać.
5. Pomyślimy o większej ilości konkursów i atrakcji w przerwach, żebyś nie miał chwili wytchnienia.
6. Powołamy do życia człowieka, którego głównym sensem egzystencji będzie wsparcie ciebie przez czat, mail, telefon na każdym kroku i o każdej porze – w tym roku trochę nie wyrabialiśmy, ale nasza Agata i tak zrobiła więcej, niż mógłbym od kogokolwiek wymagać. W szczycie jej telefon dzwonił mniej więcej co 30 sekund, więc nawet nie mogliśmy porozmawiać. Cóż, lesson learned.
7. Może będzie kawa dla wszystkich ;-))
8. W ramach dywersji zapiszemy kogoś z nas do Stowarzyszenia, żeby inwigilować Mówców w ich naturalnym środowisku.

Jeśli chciałbyś zobaczyć wszystkie wystąpienia, to możesz obejrzeć 6. Festiwal Inspiracji w wersji Video-on-Demand. Dostęp do prawie 40 wystąpień uzyskasz na stronie http://festiwalinspiracji.pl – regularna cena to 49 zł za dostęp przez 45 dni, jednak każdy czytelnik mojego bloga otrzymuje kod rabatowy 50%, więc za cenę biletu do kina dostajesz naprawdę sporo. Kod ważny jest do końca roku, a jego treść to MACZUGA.

A jeszcze na koniec-końców polecam bardzo treściwe i rzeczowe podsumowanie Festiwalu by Arkadiusz Chludziński: cześć 1, cześć 2 i część 3.