Samodzielna produkcja wideo w firmie – kiedy podziękować podwykonawcom?

Sam świadczę usługi dla różnych podmiotów, więc poradnik o tym, kiedy moi klienci powinni zastanowić się nad rozstaniem nie jest w moim interesie. Jednak firmy się rozwijają, a wraz z tym rozwojem pojawiają się też nowe potrzeby i wyzwania w zakresie szeroko pojętego wideo. Czasem gołym okiem widać, że dany model się wyczerpuje i klasyczny układ między zamawiającym usługę, a jej wykonawcą staje się wąskim gardłem dla wspomnianego rozwoju.

Tego artykułu możesz również posłuchać w podcaście Fundacji Digital Creators:

To nic innego, jak zamiana pewnego paradygmatu, w którym podział na tych, co przed i za kamerą jest kluczowy. Klient, który zamawia usługę wideo dostarcza samodzielnie znaczny jej zakres. Przecież to klient staje przed kamerą lub wyznacza do tego osobę ze swojego otoczenia. Przypomina to trochę sytuację z przełomu XIX i XX w. w temacie raczkującej wtedy motoryzacji. Na początku tylko nieliczni, których było stać na własny automobil, pełniło jednocześnie rolę szofera i właściciela. Byli oni zresztą uznawani za ekscentryków. Dlaczego prawie nikt nie obsługiwał się samodzielnie? Oto kilka powodów:

Dziś własnego szofera mają już tylko nieliczni, a wtedy – większość. Proporcje zupełnie się odwróciły. Samochody nie mają już punktów smarowania, które trzeba oliwić przed każdą podróżą, a wciśnięcie sprzęgła, o ile w ogóle występuje, nie wymaga nacisku kilkudziesięciu kilogramów. I nie jest to ewolucja, która trwała stulecie. W zasadzie już w latach 20. XX wieku stawało się powoli jasne, że automobile mogą być dla każdego. Dziś robimy sami to, do czegoś kiedyś musieliśmy zatrudniać na stałe specjalistę. A już za dekadę czy dwie nasze miejsce zajmie komputer. W pewnym sensie powrócimy więc do czasów szoferów, ale nieco inaczej.

Produkcja multimediów na początku była wymagająca. Filmowanie oznaczało skomplikowany proces, realizowany na taśmie światłoczułej – nie wdając się w szczegóły, było to poza zasięgiem każdego z nas. Ci, którzy w latach 70. czy 80. mieli amatorską kamerę 8 mm, byli w pewnym sensie ekscentrykami, a na pewno oryginałami. Dziś filmy kręcimy telefonami. I znowu – paradygmat się zmienił, niby to zauważyliśmy, ale echa tych zmian wciąż słychać w różnych dziedzinach naszego życia. Czy to zatem już czas, aby odrzucić usługi szoferów i dopisać sobie do firmowej listy osiągnięć hasło „samodzielna produkcja wideo”?

Samodzielna produkcja wideo w firmie

Wiele firm otacza się wykonawcami z kategorii ludzie renesansu. Są to często pojedyncze osoby, mające możliwie szerokie kompetencje, aby obsługiwać firmę. Same prowadzą jednoosobową działalność, są elastyczne czasowo, posiadają własny sprzęt i wszystkie niezbędne licencje na oprogramowanie. Układ idealny z punktu widzenia kosztów i logistyki. Po prostu nie opłaca się kombinować, skoro jest ktoś, kto tanio i regularnie nas obsługuje. Zakładam też, że na tym modelu współpracy nie ma zbyt wielu rys i nie myślimy o zmianie ze względu na jakość obsługi lub – na przykład – pojawiające się błędy po stronie wykonawcy. Mogą się one brać choćby z tego, że ludzie renesansu są rozchwytywani także poza renesansem. Jednoosobowy model pracy zaś czasem sprawia, że można stracić kontrolę nad jego mizerną i tak skalowalnością. Niech rzuci kamieniem ten, kto nigdy nie wziął na siebie zbyt wielu zobowiązań.

Współpraca taka ma jednak więcej zalet, niż wad. Można wymienić choćby:

Kiedy chcemy oszczędzić

Kluczowe są następujące czynniki:

To są wskaźniki wymierne w złotówkach, a więc jasno przemawiające do decydentów. Można to zwizualizować choćby tak:

Załóżmy, że chcemy realizować 2 webinary w miesiącu, ale nie zadowala nas jakość z kamerki internetowej i ogólny efekt końcowy. Znajdujemy firmę, która realizuje dla nas takie działanie. Koszty mogą być oczywiście bardzo różne, ale załóżmy, że nie płacimy za studio, lecz realizujemy całość z naszym biurze. Koszt na fakturze to 2 000 zł netto za każdą realizację. Miesięcznie wydajemy więc 4 000 zł netto, rocznie – 48 000 zł netto.

Każdy, prędzej czy później, zada sobie pytanie czy za te prawie pięćdziesiąt tysięcy nie da się ogarnąć czegoś we własnym zakresie?

Po przeliczeniu całości okazuje się, że wydamy na start około 20 000 zł na zakup dedykowanego komputera, aparatu filmującego, kompletu oświetlenia, mikrofonu i skromną adaptację niedawnego pokoju spotkań, teraz nazywanego studiem. Te koszty musimy ponieść na starcie.

Teraz trzeba znaleźć ochotnika we własnym zespole, który zechce obsługiwać cały proces. Będę wielkim optymistą zakładając, że nam się to uda szybko i sprawnie, ale tak przyjmijmy. Uchował nam się bowiem pracownik, który w wolnej chwili interesuje się wideo, w zasadzie wszystko umie, a ma przy tym na tyle uniwersalny zakres obowiązków, że można część jego czasu pracy przeznaczyć na samodzielną produkcję wideo. Załóżmy, że pracownik ten jest dla nas kosztem na poziomie 5 000 zł miesięcznie. Przygotowanie, realizacja, postprodukcja i dystrybucja webinaru zajmuje mu średnio 2 dni. Tak więc na mniej więcej 1/6 czasu pracy nasz pracownik będzie zaangażowany w kierowanie studiem. To koszt miesięczny 833 zł. Nawet mając zaciągnięty już dług na zakup sprzętu i adaptację studio, w dalszym ciągu koszty wydają się zmierzać do optymalizacji, gdy inwestujemy w siebie, a nie w wykonawcę. Zobaczmy:

W tej optymalnej sytuacji zaczynamy o kosztu 20 000 zł w miesiącu M0 i stałych kosztów obsługi wewnętrznej procesu – 833 zł/m-c. Zaczynamy wychodzić na plus po zaledwie pół roku. Idąc dalej – po roku mamy prawie 20 000 zł zaoszczędzone, a więc inwestycja w adaptację własnego studio zwraca nam się dwukrotnie.

Życie jednak nie jest idealne i sytuacja może się trochę skomplikować. Co jeśli nasz wykonawca obniży jednak swoje koszty i od tej pory będzie realizował wydarzenie za 1500 zł? A dodatkowo jeśli w trzech letnich miesiącach będziemy mieli lekki zastój i zrealizujemy tylko po jednym webinarze? Przypomniało nam się też, że pakiet oprogramowania do edycji multimediów to wydatek prawie 300 zł miesięcznie.

W tej sytuacji nożyce są dalekie do przecięcia się nawet po roku. W tym wypadku nastąpi to dopiero w 21. miesiącu, a więc po ponad półtora roku.

Są to oczywiście bardzo zgrubne wyliczenia, ale pokazują, że jedna zmienna może zniweczyć cały plan. Równie dobrze nasz pracownik na którego know-how w pewnym momencie wszystko oprzemy, może zmienić pracodawcę i cała konstrukcja zawali się jak domek z kart. Robiąc takie kalkulacje po raz pierwszy zazwyczaj nie doceniamy tego, jak skomplikowana może być rzeczywistość. Również dlatego, że nie znamy całej palety kosztów, ani nakładu pracy, jaką musimy wykonać samodzielnie. Dla nas, klientów, jakieś 80% procesu jest niewidoczne. Widzimy de facto człowieka z kamerą. Praktyka jest bardziej brutalna. Liczą się nie sprzęt i miejsce, ale zasoby ludzkie, które możemy oddelegować i kompetencje w zespole, które musimy wypracować. Będziemy musieli na samodzielną produkcję przeznaczyć czas naszego teamu. Wcześniej był to wskaźnik nieco przeźroczysty. Podwykonawca robił, byliśmy umówieni, że dostarcza efekty swojej pracy w danym terminie, odbieraliśmy je, przyjmowaliśmy fakturę. Teraz okaże się, że coś, co jemu zajmowało 48 godzin, trzyosobowy zespół musi robić prawie tydzień. Nie mamy bowiem też na początku kompetencji, a przede wszystkim doświadczenia w procesie. Nie wiemy, jak skracać ścieżki, jak optymalizować pracę, jak unikać błędów technicznych. Nie przywykliśmy do dłubania w projektach do późna w nocy, co jest cechą charakterystyczną freelancera. My zamykamy biuro niejedkonrotnie wtedy, gdy on wraca z jednego zlecenia i przysiada do następnego. Po prostu na początku zawsze własnymi siłami będzie dłużej i drożej, a do tego pewnie i gorzej.

Często w takich przypadkach stosuje się modele hybrydowe, nie zrywając całkowicie współpracy z podwykonawcą, ale optymalizując koszty. O ile proste webinary można w firmowym studio robić samemu po odpowiednim przeszkoleniu się z obsługi sprzętu i oprogramowania, tak nie wyobrażam sobie sprawnej realizacji konferencji online z łączeniami zdalnymi czy np. konkursami w narzędziach typu MentiMeter, w wykonaniu kogoś, kto robi to raz na kilka miesięcy i do tego mocno dorywczo. O pracy realizatora online pisałem niedawno – warto się zapoznać z zakresem jego wymaganych kompetencji.

Kiedy chcemy czegoś więcej

Bywa też, że finanse nie odgrywają tutaj znaczącej roli, a powody usamodzielnienia się są nieco inne. W czasach lockdownu wiele produktów przeszło przez proces digitalizacji i dostosowania do dystrybucji online. Jeśli, jako firma, rozkręciliśmy machinę, to teraz trudno ją zatrzymać. Praca z podwykonawcą może nie tylko się nie opłacać, ale zwyczajnie nie działać. Podwykonawca musiałby bowiem u nas spędzać 3-4 dni w tygodniu, co jest układem karkołomnym. Jeśli więc musimy działać więcej, niż dotychczas, to transformacja w stronę samodzielności jest nieunikniona. Bo jakie niby mamy alternatywy?

Dobrze więc zająć się tym procesem jak najwcześniej, póki ciśnienie otoczenia nie da nam się we znaki. W pewnym momencie nacisk na wypuszczenie produktu lub usługi będzie już tak duży, że nie będzie czasu przygotować się do zmian. Mało kto spoza branży zdaje sobie sprawę z tak trywialnych spraw, jak dostępność sprzętu. To niestety nie jest zakup telewizora, gdzie w danym rozmiarze matrycy i klasie mamy co najmniej kilkanaście modeli do wyboru od ręki. Tutaj często na towar trzeba czekać tygodnie, jeśli nie miesiące. Sam widziałem inwestycje, które były realizowane na szybko. I tak kończy się to porządnym kacem, więc nie warto się szamotać w procesie, który z natury musi być dobrze zaprojektowany. Jak nie teraz, to w przyszłości. A czas pomiędzy teraz, a przyszłością lepiej nie marnować na popełnianie oczywistych błędów i falstartów.

Największymi ofiarami tego, że firma chce nagle produkować nie tylko samodzielnie, ale i dużo są oczywiście ludzie. Często jest tak, że do roli producenta treści awansuje ta osoba, która wcześniej organizowała i realizowała firmowe webinary. Tyle, że jest ogromna różnica między moderacją webinaru na ClickMeeting, a realizacją minikonferencji na vMix. Nagle przybywa obowiązków, których nie ubędzie od nowego sprzętu czy oprogramowania. Dodatkowo stres zaczyna dawać się we znaki, szczególnie w realizacjach na żywo. No i wewnątrz firmy nie ma się od kogo uczyć, a na zewnątrz często panuje chaos. Na Udemy znajdziecie masę kursów o filmowaniu od podstaw. Ale który wybrać? Czego i jak się uczyć, skoro nie wiadomo nawet czego się nie wie? Sęk w tym, że Clicka czy Zooma nauczy się prawie każdy, a realizacji wideo wyglądającej profesjonalnie, a przynajmniej spełniającej standardy zgodne z klasą sprzętu, w który zainwestowaliśmy, już mało kto. Można być kłótliwym ignorantem z niskim IQ, a jednocześnie mieć w sobie to coś, co sprawia, ze w sprawach wideo „nie wymięka się na robocie”.

Na pewnym etapie można, a nawet trzeba rozszerzyć zespół. Koszty ponoszone poprzez zatrudnienie kolejnych pracowników są skokowe. Wyobraźmy sobie, że jednoosobowy zespół kosztuje nas 5 000 zł miesięcznie. Jeśli obciążenie pracą przekroczy możliwości jednego pracownika i wyniesie – w uproszczeniu – 110%, to zmuszeni jesteśmy zatrudnić kolejną osobę. A to oznacza, że płacimy już 10 000 zł co miesiąc, a jednocześnie dwóch pracowników obciążonych jest w 55%. Trzeba więc dać im więcej pracy, żeby nie płacić za ten pusty czas. Tyle, że jeśli jest ich dwóch czy trzech, to siłą rzeczy muszą się zacząć specjalizować. Pracowników nie da się kserować wraz z ich kompetencjami. Ktoś lepiej i szybciej montuje wideo, ktoś inny ma oko do filmowania. Gdy zespół osiąga 6-7 osób można już dostrzec pewną optymalizację ich pracy. Wszystko zaczyna się samo układać, pojawiają się dobre i sprawnie przeprowadzone realizacje. Grupa ludzi staje się zespołem, a wspólna praca przez długie miesiące cementuje ich relacje, ale też zakres kompetencji. Szef takiego zespołu wie co i ile może od danej osoby wymagać. Tyle, że to oznacza 6-7 osób na utrzymaniu, na co mogą sobie pozwolić tylko studia produkujące komercyjnie, i to nie wszystkie. Najczęściej studia opierają się o właściciela, jego charyzmę i kilkunastu podwykonawców, do których dzwoni on zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem.

Realizację większej ilości multimediów można opanować we własnym zakresie, jednak moim zdaniem wymaga to zaplanowania określonego wdrożenia. Ja sam często zaczynam od warsztatu dla pracowników, po czym przechodzimy dalej do procesu. Bez tego w zasadzie nie da się uniknąć bardzo kosztownych błędów. Jeśli zaś miałbym z własnej praktyki powiedzieć co nie działa zazwyczaj, to byłoby to:

Kiedy chcemy jakoś inaczej

Najlepsze związki prędzej czy później wyczerpują swój potencjał. Widzimy w internecie ciekawe rozwiązania, często pokazywane przez naszą konkurencję. I szlag nas trafia (przynajmniej prezesów), że oni potrafią w wideo, a my nie.

Moja dwunastoletnia córka umie na TikToku robić takie rzeczy, że w telewizji tego nie potrafią, a 30-letni specjalista na którego wydaję 7 000 zł miesięcznie nawet nie umie zwykłego wideo telefonem nakręcić.

– usłyszałem kiedyś od jednego pryncypała niewielkiej, kilkudziesięcioosobowej firmy. Dramatyczna wypowiedź obnażająca totalny brak zrozumienia dla tego, jak działa proces twórczy. Jeśli chcemy inaczej, niż dotychczas, to znaczy, że: nowocześniej, atrakcyjniej, efektowniej. I tutaj też grozi nam kilka błędów:

W rzeczywistości ten motywator (zmiana stylu i jakości dotychczas produkowanych multimediów) jest najbardziej kontrowersyjny. Jeśli zainwestujesz w sprzęt, oprogramowanie i kompetencje zespołu, a w rezultacie uda ci się osiągać lepsze efekty, to znaczy, że wcześniej obracałeś się w kręgu niezbyt profesjonalnych wykonawców. Jeśli mowa o zawodowcach, to nie jesteśmy w stanie ich przeskoczyć ot, tak. Zdecydowanie polecam jednak drążyć temat i regularnie wrzucać takiemu wykonawcy nowe pomysły i wyzwania. Nie pytając go czy ją czy może zaproponować coś nowego, ale samemu tworząc zaczyn procesu. Trzeba więc oglądać, porównywać, podglądać. Polecam to też z myślą o wszystkich freelancerach, którzy tracą świeże spojrzenie i ambicję, gdy nie mają wyzwań. Jeśli przez dwa czy trzy lata w twoich webinariach nic się nie zmieniło, ponieważ do tej pory wszystko działa, jak należy, to wiedz, że jesteś trzy lata dalej, niż mógłbyś być. Zapewne też ktoś z twojej konkurencji cię o te trzy lata wyprzedza. To frustrujące.

Tym samy, jeśli chcemy zmieniać formułę, tworzyć lepiej, to zacznijmy od procesu kreatywnego. Może rezygnacja z wykonawcy czy jego zmiana nie są tutaj najodpowiedniejszym posunięciem.

Czy samodzielna produkcja wideo ma sens?

Przejście na samodzielną produkcję przypomina w swoim procesie trochę to, co Seth Godin opisał w swojej książce The Dip, czyli Dołek. Okładka, którą tutaj obok prezentuję, doskonale pokazuje, co mam na myśli. Po chwilowym sukcesie danego wdrożenia, następują trudne momenty, gdy przyrost efektów jest wolny lub praktycznie niezauważalny. Czasem wręcz się cofamy, aby w dłuższej perspektywie zyskać. Można to porównać na przykład do nauki gdy na gitarze, gdzie wystarczy nam jedna lekcja, aby poznać cztery podstawowe akordy. Następnie każda godzina ćwiczeń przynosi wyraźne efekty i to nas cieszy i motywuje jednocześnie. Jednak po chwili robi się ciężko, a postępy nie są już tak ewidentnie widoczne. Musimy ćwiczyć jakieś łamiące palce układy, dociskać kilka strun jednocześnie w akordach barre, dowiadujemy się, że nie mam za grosz poczucia rytmu, a do tego dochodzą jeszcze skali i improwizacja. To frustruje i może zniechęcać. Jednak z dołka trzeba wyjść, mając świadomość, że procesy uczenia się czegoś, zdobywania nowych kompetencji, również w firmie, nie są liniowe. Czasem szybka celebracja sukcesu w poniedziałek, może się wiązać z rozczarowaniem we wtorek. Do piątku zaś będziemy przekonani, że marnujemy pieniądze i czas. Jednak dopiero w dalszej perspektywie dowiemy się, jak jest naprawdę.

Kiedy rozmawiam z firmami o takiej cyfrowej transformacji na polu multimediów, to pod uwagę bierzemy kilkadziesiąt czynników i naprawdę niewiele z nich dotyczy technologii. Najważniejsze z nich, które są odpowiedzią na pytanie postawione w tytule, omówiłem kiedyś w podcaście EPALE Polska „18 pytań, które musisz sobie zadać inwestując w cyfrową transformację”. Zapraszam: